Подготовьте своих коллег к работе в Comindware Tracker

Вносить изменения в привычную работу часто бывает трудно, особенно если мы говорим об изменении устояшихся рабочих привычек. Переход на использование централизованной среды управления задачами может оказаться серьезной организационной задачей для руководителя. В этой статье будут изложены рекомендации по подготовке ваших коллег к переходу на Comindware Tracker.

Привлекайте коллег к обсуждению цели изменений

Делая шаг к продукту, такому, как Comindware Tracker, вы вероятнее всего понимаете причины, цели, которых нужно достичь, и осознаете какие проблемы необходимо решить. Наиболее очевидные из них это: неэффективность текущего подхода к управлению задачами, отсутствие гибкости текущего продукта, большое количество специализированных инструментов для автоматизации работы в различных подразделениях, не связанными друг с другом, отсутствие контроля управления над задачами и поручениями и т.д.

Конечно это не исчерпывающий список трудностей, с которыми приходится сталкиваться. Будьте уверены, ваши коллеги могут предоставить их гораздо больше. Так что не забудьте привлечь их к формированию ваших целей и  требований к новому продукту. Это поможет вашим коллегам почувствовать вовлеченность в процесс.

Если вы не уверены в том, что Comindware Tracker может помочь достичь этих целей, обратитесь к команде поддержки Comindware. Скорее всего, у нас есть ответы на интересующие вас вопросы.

Привлекайте коллег к процессу выбора

Убедитесь в том, что ключевые участники вашего коллектива участвуют в выборе продукта и формировании требований, соответствующим вашим потребностям.

Comindware Tracker предлагает полнофункциональный 30-дневный пробный период, в течение которого вы и ваши коллеги сможете увидеть, как продукт поможет вам более эффективно достичь поставленных целей. Если результат работы группы сотрудников окажется положительным, вы можете быть уверены, что внедрение продукта в компании окажется гораздо успешнее.

Не жалейте времени на предварительную настройку

Comindware Tracker очень легко настроить, но если вы попытаетесь повторить структуру текущего рабочего процесса, вы получите все те же проблемы снова.

Подумайте, почему в текущих процессах были узкие места и почему были неэффективны ваши прошлые процессы. Просто обсудите с вашими коллегами идеальную структуру рабочего процесса на бумаге, а затем перенесите его в продукт.

Перед тем как масштабировать настройки на всю компанию, сделайте несколько тестовых запусков. Это позволит еще раз убедиться, что система проста в использовании и у вас есть достаточно инструментов для управления работой сотрудников.

Научите вашу команду пользоваться продуктом 

Очень часто руководители упускают из виду эту задачу. Ваши коллеги должны быть готовы к использованию нового продукта. Ознакомьте коллег с интерфейсом продукта, предоставьте описание работы процессов и обратите особое внимание на то, как продукт упрощает работу для каждого сотрудника.

Внимательно анализируйте обратную связь от коллег. Возможно, вам придется сделать несколько итераций настройки процесса, чтобы сделать его еще более простым и понятным.

Добейтесь работы в Comindware Tracker

Если вы настроили соответствующие бизнес процессы и убедились, что ваши коллеги знают, как использовать продукт, а также они понимают необходимость для них, вы на полпути к успеху. Теперь вы должны убедиться, что работа в продукте становится привычкой каждого.

Сотрудники не смогут быстро изменить свои привычки, им потребуется некоторое время для привыкания к новой среде. Каждый месяц просите коллеги делиться мнениями о работе в продукте. Постарайтесь убедить ваших коллег управлять задачами через Comindware Tracker.

Например, если вы создали в Comindware Tracker систему обработки запросов в ИТ-отдел, не принимайте его от пользователя, если он не занесен в систему. Если вы создали систему управления персоналом, убедитесь, что менеджеры по персоналу имеют все данные для работы и построения соответствующей отчетности. Через некоторое время ваши коллеги уже не смогут представить свою работу без Comindware Tracker и той эффективности, которую он дает им.