Как настроить процесс проверки документа в Comindware Tracker

Рано или поздно вы столкнетесь с ситуацией, когда некоторые документы должны быть проверены несколькими сотрудниками, чтобы обеспечить точность и соответствие их вашему бизнесу и юридическим требованиям. Эту задачу сложно выполнить и трудно контролировать, если вы используете только почтовый ящик для управления всем процессом. В этом случае вы не можете реально контролировать сроки и результат выполнения каждой задачи, а так же не можете быть уверенным, что все правки были внесены в итоговый документ. Comindware Tracker может помочь вам решить эту проблему с помощью функции «Подзадачи».

Сначала создайте главную задачу для проверки и приложите исходный файл документа к ней. В нашем примере мы должны рассмотреть план приема сотрудников на работу:

План приема сотрудников на работу

Затем перейдите на вкладку «Подзадачи», создайте несколько подзадач и выберите пользователей, которые должны рассмотреть этот документ и внести изменения:

Подзадачи

Попросите коллег отмечать внесенные изменения на вкладке ""Обсуждение"". Это поможет отследить проделанную работу:

Обсуждение

Еще одна функция Comindware Tracker, о которой вы должны знать, это управление версиями вложенных файлов.

Ведение версий документов позволяет прикрепить файлы с теми же именами, чтобы отмечать разные версии. Используйте эту интеллектуальную систему для отслеживания изменений в документах, шаблонах дизайна, соглашениях и т.д.

Просто скачайте оригинальный файл на свой компьютер, отредактируйте его так, как вам нужно, и загрузите его обратно в задачу, используя опцию ""Загрузить новую версию"" (всплывающее окно появится во время загрузки):

Загрузить новую версию

После того, как все подзадачи будут выполнены, владелец основной задачей может быть уверен, что документ рассмотрен всеми заинтересованными сторонами.

Основная задача не завершается автоматически, когда все ее подзадачи закрыты. Это позволяет сохранить контроль над процессом и даже создать новые подзадачи при необходимости. Тем не менее, если вы выполните главную задачу, все ее подзадачи будут закрыты автоматически в тот же момент. Будьте внимательны!