Эл. почта в процессе. Отправка, получение и обработка. Пример: настройка подключений, путей передачи данных, диаграммы процесса и сценария

Введение

Comindware Platform может отправлять и принимать электронные письма, а также передавать сообщения между процессами.

Здесь представлены инструкции по настройке обмена данными посредством электронных писем и межпроцессного взаимодействия на примере процесса согласования отпуска:

• настройка подключений и путей передачи данных;
• настройка процессов согласования отпуска и обработки эл. писем;
• настройка событий отправки и получения сообщений на диаграммах процессов.

Сценарии обработки эл. почты в процессе

В зависимости от бизнес-требований можно настроить различные сценарии обработки эл. почты:

• Отправка почты:
  • Уведомления пользователей — отправка уведомлений о событиях процессов (завершение задач, изменения статуса).
  • Запросы на действие — отправка писем с кнопками для выполнения действий без входа в систему.
  • Отчеты и документы — автоматическая отправка сгенерированных отчетов и документов.
• Приём почты:
  • Обработка запросов — создание новых экземпляров процесса для каждого входящего письма.
  • Обработка ответов — направление писем в существующие экземпляры процессов.
  • Маршрутизация — использование технического процесса для анализа и маршрутизации различных типов писем.

Прикладная задача

Требуется настроить процесс согласования Руководителем заявлений на отпуск так, чтобы Руководитель мог согласовать отпуск или отказать в отпуске с помощью кнопки в эл. письме с заявлением, не покидая почтового ящика и не выполняя вход в Comindware Platform.

Настроим процесс «Согласование отпуска» из следующих шагов:

1. Заявитель подаёт заявление на отпуск.

2. Процесс «Согласование отпуска» отправляет Руководителю эл. письмо от имени Отдела кадров со следующим содержимым:

   • Номер заявления
   • Ф. И. О. заявителя
   • Даты начала и окончания отпуска
   • Количество дней отпуска
   • Кнопки «Согласовать отпуск» и «Отказать в отпуске»
   • Инструкции по подаче решения по заявлению

3. Руководитель рассматривает заявление и нажимает в письме кнопку «Согласовать отпуск» или «Отказать в отпуске».

4. При нажатии Руководителем кнопки автоматически создаётся новое письмо со следующим содержимым:

   • Получатель — адрес почтового ящика, письма в котором обрабатывает процесс «Обработка ответа руководителя»;
   • Тема — решение по заявлению и номер заявления.

   Примечание

   Руководитель не должен изменять адрес получателя и тему автоматически созданного письма.

   В тексте письма Руководитель может указать в произвольной форме причину решения по заявлению.

5. Руководитель отправляет заполненное письмо с решением по заявлению.

6. Процесс «Обработка ответа руководителя» получает письмо от Руководителя, извлекает из него данные и передаёт решение Руководителя в процесс «Согласование отпуска».
7. В зависимости от решения Руководителя процесс «Согласование отпуска» отправляет Заявителю уведомление «Отпуск согласован» или «В отпуске отказано» от имени Отдела кадров.

Исходные данные

В приложении «Отпуска» создайте перечисленные ниже шаблоны.

Шаблон процесса «Согласование отпуска»

Шаблон процесса «Согласование отпуска» свяжите с шаблоном записи «Заявления на отпуск».

См. также «Настройка элементов диаграммы процесса «Согласование отпуска».

• Оформлено заявление на отпуск — простое начальное событие; соединено с событием «Отправка уведомления для руководителя».
• Отправка уведомления для руководителя — промежуточное событие-отправка сообщения; соединено с событием «Обработан ответ руководителя».
• Обработан ответ руководителя — промежуточное событие-получение сообщения; соединено с развилкой «Решение руководителя».
• Решение руководителя — развилка «или/или»; соединена с событиями «Отпуск согласован» и «В отпуске отказано».
• Отпуск согласован — конечное событие-отправка сообщения.
• В отпуске отказано — конечное событие-отправка сообщения.

Шаблон процесса «Обработка ответа руководителя»

Шаблон процесса «Обработка ответа руководителя» свяжите с шаблоном записи «Решения руководителя».

См. также «Настройка элементов диаграммы процесса «Обработка ответа руководителя».

• Поступил ответ руководителя — начальное событие-получение сообщения; соединено с конечным событием.
• Передача решения в процесс «Согласование отпуска» — конечное событие-отправка сообщения.

Атрибуты шаблона записи «Заявления на отпуск»

$_creator->fullName 

$_creator->mbox 

ADDDAYS($StartDate, $Duration) 

Атрибуты шаблона записи «Решения руководителя»

SUBSTRING( 
    $ResponseEmailSubject, 
    INDEXOF($ResponseEmailSubject,"[")+1, 
    INDEXOF($ResponseEmailSubject,"]")- 
    INDEXOF($ResponseEmailSubject,"[")-1 
) 

IF( 
   MATCHES($ResponseEmailSubject, 
   ".*Отпуск согласован\. Заявление № \[[0-9]+\].*"), 
   true, 
   false 
) 

.*Отпуск согласован\. Заявление № \[[0-9]+\].* 

Настройка подключений

Отправка эл. почты из процесса

Настроим подключение к SMTP-серверу для отправки эл. писем от имени Отдела кадров.

1. Откройте страницу «Администрирование» – «Подключения».
2. Выберите пункт «Создать» – «Подключения к электронной почте» – «Отправка эл. почты из процесса».

3. Настройте подключение к SMTP-серверу:

   • Название: Письма от отдела кадров;
   • Адрес почтового сервера, Порт, Защита данных, Имя пользователя, Пароль: укажите параметры для доступа к SMTP-серверу;
   • Адрес отправителя: укажите адрес эл. почты отдела кадров;
   • Имя отправителя: Отдел кадров.

Получение эл. почты в процессе

Настроим подключение к IMAP-серверу для приёма писем с решением по заявлениям от Руководителя.

1. Откройте страницу «Администрирование» – «Подключения».
2. Выберите пункт «Создать» – «Подключения к электронной почте» – «Получение эл. почты в процессе».

3. Настройте подключение к IMAP-серверу:

   • Название: Ответы от руководителя.

   • Протокол, Адрес почтового сервера, Порт, Имя пользователя, Пароль, Защита данных: укажите параметры для доступа к IMAP-серверу.

     Примечание

     Для обработки писем с решениями Руководителя рекомендуется использовать отдельный ящик эл. почты, например: leavedecisions@<hostname>.

   • Интервал опроса: укажите интервал, с которым Comindware Platform будет проверять наличие новых писем.

Настройка путей передачи данных

Отправка уведомления Руководителю

Настроим путь передачи данных для отправки заявлений на рассмотрение Руководителю.

1. В приложении «Отпуска» откройте страницу «Пути передачи данных».
2. Выберите пункт «Создать» – «Подключения к электронной почте» – «Отправка эл. почты из процесса».

3. Настройте путь передачи данных:

   • Основные свойства
     • Название: Уведомление для руководителя
     • Подключение: Письма от отдела кадров
     • Имя сообщения: MessageToApprover
     • Приложение: Отпуска

   • Атрибуты сообщения

     Название	Системное имя	Тип данных
     Номер заявления	ApplicationNumber	Текст
     Имя заявителя	ApplicantName	Текст
     Дата начала	StartDate	Дата и время
     Количество дней	Duration	Число
     Дата окончания	EndDate	Дата и время

   • Свойства сообщения

     • Адрес отправителя: адрес эл. почты Отдела кадров
     • Имя отправителя: Отдел кадров
     • Кому: аккаунт или адрес эл. почты Руководителя
     • Тема: Заявление на отпуск № {ApplicationNumber} от: {ApplicantName}

     • Формат сообщения: HTML

     • Сообщение

       1. Перейдите в поле «Сообщение».
       2. В панели инструментов нажмите кнопку «Источник» ‌.

       3. Введите следующий HTML-код:

          <p>Уважаемый коллега!</p> 
          <p>Поступило заявление на отпуск № {ApplicationNumber}.</p> 
          <p>Заявитель: {ApplicantName}</p> 
          <p>Количество дней: {Duration}</p> 
          <p>Даты отпуска: {StartDate}&ndash;{EndDate}</p> 
          <p>Просьба согласовать отпуск или отказать в отпуске:</p> 
          <ol> 
          <li>Нажмите соответствующую кнопку ниже.</li> 
          <li>Будет создано новое письмо.</li> 
          <li>В теме письма будет указано Ваше решение по заявлению и номер заявления.</li> 
          <li><u>Не меняйте тему письма и адрес получателя.</u></li> 
          <li>При необходимости укажите причину решения в тексте письма.</li> 
          <li>Отправьте письмо.</li> 
          </ol> 
          <table border="0" cellpadding="6" cellspacing="0"> 
          <tbody markdown="block"> 
          <tr markdown="block"> 
              <td markdown="block"> 
          <a href="mailto:leavedecisions@<hostname>?subject=Отпуск согласован. Заявление № [{ApplicationNumber}]"> 
          Согласовать отпуск</a> 
              </td> 
              <td markdown="block"> 
                  <a href="mailto:leavedecisions@<hostname>?subject=В отпуске отказано. Заявление № [{ApplicationNumber}]&body=Причина отказа:"> 
                  Отказать в отпуске</a> 
              </td> 
          </tr> 
          </table> 
          

       4. Снова нажмите кнопку «Источник» ‌.

       5. Должно отобразиться показанное на следующей иллюстрации письмо:

   

Получение ответа Руководителя

Настроим путь передачи данных для приёма писем от Руководителя.

1. В приложении «Отпуска» откройте страницу «Пути передачи данных».
2. Выберите пункт «Создать» – «Подключения к электронной почте» – «Получение эл. почты в процессе».

3. Настройте путь передачи данных:

   • Основные свойства

     • Название: Ответ руководителя
     • Подключение: Ответы от руководителя
     • Имя сообщения: ReceiveManagerEmail (это имя сообщения в данном примере не используется, поэтому можно ввести произвольное уникальное имя)
     • Приложение: Управление командировками
     • Процесс: Обработка ответа
     • Назначение: Новый экземпляр процесса

   • Атрибуты сообщения

     Название	Системное имя	Тип данных	Поместить тело атрибута в этот атрибут
     Тема письма	EmailSubject	Текст	Тема
     Текст письма	EmailBody	Текст	Сообщение

Отправка уведомления «Отпуск согласован»

Настроим путь передачи данных для отправки уведомлений о согласовании заявления от имени Отдела кадров.

1. В приложении «Отпуска» откройте страницу «Пути передачи данных».
2. Выберите пункт «Создать» – «Подключения к электронной почте» – «Отправка эл. почты из процесса».

3. Настройте путь передачи данных:

   • Основные свойства

     • Название: Уведомление «Отпуск согласован»
     • Подключение: Письма от отдела кадров
     • Имя сообщения: MessageFromHrApproved
     • Приложение: Отпуска

   • Атрибуты сообщения

     Название	Системное имя	Тип данных
     № заявления	ApplicationNumber	Текст
     Имя заявителя	ApplicantName	Текст
     Адрес заявителя	ApplicantEmail	Текст
     Дата начала	StartDate	Дата и время
     Количество дней	Duration	Число
     Дата окончания	EndDate	Дата и время
     Комментарий руководителя	ManagerComment	Текст

   • Свойства сообщения

     • Адрес отправителя: адрес эл. почты Отдела кадров
     • Имя отправителя: Отдел кадров

     • Кому:

       • Адрес получателя: {ApplicantEmail}
       • Имя получателя: {ApplicantName}

     • Тема: Отпуск согласован. Заявление № {ApplicationNumber}

     • Формат сообщения: HTML

     • Сообщение

       • Перейдите в поле «Сообщение».
       • В панели инструментов нажмите кнопку «Источник» ‌.

       • В поле введите следующий HTML-код «Сообщение»:

         <p>Здравствуйте, {ApplicantName}!</p> 
         <p>Ваш отпуск согласован.</p> 
         <p>Заявление №: {ApplicationNumber}</p> 
         <p>Количество дней: {Duration}</p> 
         <p>Даты отпуска: {StartDate}&ndash;{EndDate}</p> 
         <p>Комментарий руководителя:</p> 
         <p>{ManagerComment}</p> 
         

       • Снова нажмите кнопку «Источник» ‌.

       • Должно отобразиться показанное на следующей иллюстрации письмо:

     

Отправка уведомления «В отпуске отказано»

Настроим путь передачи данных для отправки уведомлений об отклонении заявления от имени Отдела кадров.

1. В приложении «Отпуска» откройте страницу «Пути передачи данных».
2. Выберите пункт «Создать» – «Подключения к электронной почте» – «Отправка эл. почты из процесса».

3. Настройте путь передачи данных:

   • Основные свойства

     • Название: Уведомление «В отпуске отказано»
     • Подключение: Письма от отдела кадров
     • Имя сообщения: MessageFromHrRejected
     • Приложение: Отпуска

   • Атрибуты сообщения

     Название	Системное имя	Тип данных
     № заявления	ApplicationNumber	Текст
     Имя заявителя	ApplicantName	Текст
     Адрес заявителя	ApplicantEmail	Текст
     Дата начала	StartDate	Дата и время
     Количество дней	Duration	Число
     Дата окончания	EndDate	Дата и время
     Комментарий руководителя	ManagerComment	Текст

   • Свойства сообщения

     • Адрес отправителя: адрес эл. почты Отдела кадров
     • Имя отправителя: Отдел кадров

     • Кому:

       • Адрес получателя: {ApplicantEmail}
       • Имя получателя: {ApplicantName}

     • Тема: В отпуске отказано. Заявление № {ApplicationNumber}

     • Формат сообщения: HTML

     • Сообщение

       • Перейдите в поле «Сообщение».
       • В панели инструментов нажмите кнопку «Источник» ‌.

       • В поле введите следующий HTML-код «Сообщение»:

         <p>Здравствуйте, {ApplicantName}!</p> 
         <p>По Вашему заявлению на отпуск получен отказ.</p> 
         <p>Заявление №: {ApplicationNumber}</p> 
         <p>Количество дней: {Duration}</p> 
         <p>Даты отпуска: {StartDate}&ndash;{EndDate}</p> 
         <p>Комментарий руководителя:</p> 
         <p>{ManagerComment}</p> 
         

       • Снова нажмите кнопку «Источник» ‌.

       • Должно отобразиться показанное на следующей иллюстрации письмо:

       

Настройка элементов диаграммы процесса «Согласование отпуска»

1. В приложении «Отпуска» откройте шаблон процесса «Согласование отпуска».
2. Откройте вкладку «Диаграмма».
3. Составьте диаграмму процесса, показанную на иллюстрации.
4. Настройте элементы процесса, как указано ниже.

Начальное событие «Оформлено заявление на отпуск»

1. Выберите начальное событие сообщения «Оформлено заявление на отпуск».
2. В меню элемента выберите пункт «Стартовая форма» ‌.

3. Настройте стартовую форму:

   • В свойствах созданной по умолчанию Новой области введите отображаемое название «Оформлено заявление на отпуск».

   • Перетащите на область «Оформлено заявление на отпуск» атрибуты:

     • Имя заявителя
     • Адрес заявителя
     • Дата начала
     • Количество дней
     • Дата окончания

   • Сохраните форму.

4. Вернитесь к диаграмме процесса.

5. Выберите начальное событие «Оформлено заявление на отпуск».
6. В меню элемента выберите пункт «Сценарий на выходе» ‌.

7. Настройте сценарий:

   • Внутрь имеющегося действия «Сменить контекст» добавьте действие «Изменить значения атрибутов».
   • Настройте действие «Изменить значения атрибутов»:

FORMAT("{0}", LIST($$ProcessObject)) 

Промежуточное событие «Отправка уведомления для руководителя»

1. Выберите промежуточное событие отправки сообщения «Отправка уведомления для руководителя».
2. В меню элемента выберите пункт «Свойства» ‌.

3. Настройте свойства события:

   • Основные

     • Название: Отпуск согласован

   • Дополнительные

     • Место назначения: внешний сокет
     • Использовать путь передачи данных: Уведомление для руководителя

   • Данные сообщения

     Название	Системное имя	Тип данных	Значение
     № заявления	ApplicationNumber	Текст	Атрибут: Номер заявления
     Имя заявителя	ApplicantName	Текст	Атрибут: Имя заявителя
     Дата начала	StartDate	Дата и время	Атрибут: Дата начала
     Количество дней	Duration	Число	Атрибут: Количество дней
     Дата окончания	EndDate	Дата и время	Атрибут: Дата окончания

Промежуточное событие «Обработан ответ руководителя»

1. Выберите промежуточное событие отправки сообщения «Обработан ответ руководителя».
2. В меню элемента выберите пункт «Свойства» ‌.

3. Настройте свойства события:

   • Основные

     • Название: Ответ руководителя

   • Дополнительные

     • Использовать путь передачи данных: флажок снят

     • Имя сообщения: ApproverResponse

       • Это имя должно совпадать с именем сообщения в конечном событии «Передача решения в процесс «Согласование отпуска».

   • Данные сообщения

     Название	Системное имя	Тип данных	Значение
     Решение руководителя	ManagerDecision	Текст	Атрибут: Решение руководителя

Развилка «Решение руководителя»

1. Выберите развилку «или/или» «Решение руководителя».
2. В меню элемента выберите пункт «Свойства» ‌.

3. Настройте свойства события:

   • Основные

     • Название: Решение руководителя

   • Дополнительные

$ManagerDecision->LeaveApproved 

Конечное событие «Отпуск согласован»

1. Выберите конечное событие-отправки сообщения «Отпуск согласован».
2. В меню элемента выберите пункт «Свойства» ‌‌.

3. Настройте свойства события:

   • Основные

     • Название: Отпуск согласован

   • Дополнительные

     • Место назначения: внешний сокет
     • Использовать путь передачи данных: Уведомление «Отпуск согласован»

   • Данные сообщения

     Название	Системное имя	Тип данных	Значение
     Решение руководителя	ManagerDecision	Текст	Атрибут: ID
     Имя заявителя	ApplicantName	Текст	Атрибут: Имя заявителя
     Дата начала	StartDate	Дата и время	Атрибут: Дата начала
     Количество дней	Duration	Число	Атрибут: Количество дней
     Дата окончания>	EndDate	Дата и время	Атрибут: Дата окончания
     Комментарий руководителя	ManagerComment	Текст	Атрибут: Решение руководителя→Комментарий руководителя

     Примечание

     Из значений этих атрибутов формируется эл. письмо Заявителю посредством пути передачи данных «Уведомление «Отпуск согласован».

Конечное событие «В отпуске отказано»

1. Выберите конечное событие-отправки сообщения «В отпуске отказано».
2. В меню элемента выберите пункт «Свойства» ‌.

3. Настройте свойства события:

   • Основные

     • Название: В отпуске отказано

   • Дополнительные

     • Место назначения: внешний сокет
     • Использовать путь передачи данных: Уведомление «В отпуске отказано»

   • Данные сообщения

     Название	Системное имя	Тип данных	Значение
     № заявления	ApplicationNumber	Текст	Атрибут: Номер заявления
     Имя заявителя	ApplicantName	Текст	Атрибут: Имя заявителя
     Дата начала	StartDate	Дата и время	Атрибут: Дата начала
     Количество дней	Duration	Число	Атрибут: Количество дней
     Дата окончания	EndDate	Дата и время	Атрибут: Дата окончания
     Комментарий руководителя	ManagerComment	Текст	Атрибут: Решение руководителя→Комментарий руководителя

     Примечание

     Из значений этих атрибутов формируется эл. письмо Заявителю посредством пути передачи данных «Уведомление «В отпуске отказано».

Настройка элементов диаграммы процесса «Обработка ответа руководителя»

1. В приложении «Отпуска» откройте шаблон процесса «Обработка ответа руководителя».
2. Откройте вкладку «Диаграмма».
3. Составьте диаграмму процесса, показанную на иллюстрации.
4. Настройте элементы процесса, как указано ниже.

Начальное событие «Поступил ответ руководителя»

1. Выберите начальное событие-отправки сообщения «Поступил ответ руководителя».
2. В меню элемента выберите пункт «Свойства» ‌.

3. Настройте свойства события:

   • Основные

     • Название: Получение и разбор ответа от руководителя

   • Дополнительные

     • Использовать путь передачи данных: Ответ руководителя

   • Данные сообщения

     Название	Системное имя	Тип данных	Значение
     Тема письма	EmailSubject	Текст	Атрибут: Тема письма с ответом
     Текст письма	EmailBody	Текст	Атрибут: Комментарий руководителя

Конечное событие «Передача решения в процесс «Согласование отпуска»

1. Выберите конечное событие-отправки сообщения «Передача решения в процесс «Согласование отпуска».
2. В меню элемента выберите пункт «Свойства» ‌.

3. Настройте свойства события:

   • Основные

     • Название: Передача решения в процесс «Согласование отпуска»

   • Дополнительные

     • Место назначения: промежуточное событие

     • Имя сообщения: ApproverResponse

       • Это имя должно совпадать с именем сообщения в промежуточном событии «Обработан ответ руководителя».

     • Экземпляр процесса: формула $ApplicationNumber

   • Данные сообщения

     Название	Системное имя	Тип данных	Значение
     Решение руководителя	ManagerDecision	Текст	Атрибут: ID

Тестирование процесса «Согласование отпуска»

1. Откройте шаблон записи «Согласование отпуска».
2. На вкладке «Свойства» нажмите кнопку «Перейти к экземплярам».
3. В списке экземпляров процесса, нажмите кнопку «Создать».
4. Отобразится всплывающее окно со стартовой формой
5. Заполните поля «Дата начала» и «Количество дней».
6. Поля «Имя заявителя», «Адрес заявителя» и «Дата окончания» должны заполниться автоматически.
7. Нажмите кнопку «Создать».
8. Откройте почтовый ящик Руководителя.

9. Руководителю должно прийти письмо от Отдела кадров, показанное на следующей иллюстрации.

   

10. Нажмите кнопку «Согласовать отпуск» в письме.

11. В почтовом клиенте будет создано новое письмо, показанное на следующей иллюстрации.

    

12. Не меняйте адресата и тему письма. Введите произвольный текст письма.

13. Нажмите кнопку «Отправить».
14. Откройте почтовый ящик Заявителя.

15. Заявителю должно прийти письмо от Отдела кадров, показанное на следующей иллюстрации.

    

16. Аналогичным образом протестируйте работу процесса в случае отказа в отпуске.