Импорт данных в шаблон

Введение

Функция импорта данных предусмотрена для шаблонов записей, шаблонов аккаунтов, шаблонов оргединиц и шаблонов ролей.

Поддерживается импорт данных из файлов Excel и CSV.

Порядок импорта данных

1. Откройте шаблон записи и выберите вкладку «Импорт».
2. Прикрепите файл XLSX или CSV в поле «Файл с данными».
3. Откроется форма настройки импорта данных.
4. Настройте параметры импорта данных.
   • Кодировка — выберите кодировку импортируемого файла.
   • Разделитель столбцов — выберите разделитель, используемый в импортируемом файле. Это поле отображается файлов формата CSV.
   • Часовой пояс — выберите часовой пояс загружаемых дат.
   • Игнорировать ошибки парсинга — установите этот флажок, чтобы загружать данные, даже если в процессе импорта возникли ошибки.
   • Обновить существующие записи данными из файла — установите этот флажок, чтобы обновить имеющиеся записи данными из соответствующих строк импортируемого файла и создать отсутствующие записи. Если этот флажок не установлен, для каждой строки в импортируемом файле будет создана новая запись.
     • Столбец — выберите ключевой столбец импортируемой таблицы. Ячейки в этом столбце должны содержать уникальные текстовые значения, совпадающие (с учётом регистра) со значениями ключевого атрибута в имеющихся записях. Имеющиеся записи будут обновлены импортированными данными из соответствующих строк. Для остальных строк будут созданы новые записи с импортированными данными.
     • Ключевой атрибут — выберите атрибут, по значениям которого импортируемые строки будут сопоставляться с имеющимися записями в шаблоне. 
   • Сопоставление данных — настройте соответствие столбцов импортируемого файла атрибутам шаблона.
     • Столбец — заголовок столбца импортируемой таблицы.
     • Атрибут — выберите атрибут, в который требуется импортировать значения из столбца. Если оставить это поле пустым, то соответствующий столбец не будет импортирован.
     • Формат — выберите формат импортируемой ячейки в соответствии с типом атрибута. См. требования к импортируемому файлу.
       • Для атрибута типа «Дата и время» выберите пункт «Не задано» (автоматическое преобразование данных) или формат, соответствующий представлению данных в импортируемом файле.
       • Для атрибута типа «Число» или «Длительность» выберите формат, соответствующий представлению данных в импортируемом файле.
       • Для атрибута типа «Запись», «Роль» или «Организационная единица» выберите атрибут связанного шаблона ID или атрибут Name — это атрибут-заголовок записей связанного шаблона. Выбранный атрибут будет использоваться в качестве ключевого для привязки импортированных записей к связанному шаблону.
       • Для атрибута типа «Аккаунт» выберите атрибут шаблона аккаунта: ID, Адрес эл. почты, Имя пользователя или Ф. И. О. Выбранный атрибут будет использоваться в качестве ключевого для привязки импортированных записей к аккаунтам.
       • Для атрибутов остальных типов формат данных выбирать не требуется, данные будут преобразованы автоматически.

5. Нажмите кнопку «Загрузить».

6. В случае успешного импорта отобразится сообщение «Данные импортированы».

Подготовка импортируемого файла

Для корректного импорта данных в шаблон файл в формате XLSX следует подготовить, как указано ниже.

• Все импортируемые данные должны находиться на первом листе. Остальные листы при импорте будут пропущены.
• Первая строка листа должна содержать текстовые заголовки для всех столбцов.
• По возможности удалите столбцы, которые не требуется импортировать.
• Для импорта значений атрибута типа «Число» задайте формат ячеек «Числовой».
• Для импорта значений атрибута типа «Дата и время» задайте формат ячеек  «Дата» или «Время».
• Для импорта значений атрибута типа «Длительность» задайте формат ячеек «Время».
• Для импорта значений атрибута типа «Логический» задайте формат ячеек «Общий» или «Текстовый».
  • Ячейки должны содержать значения ИСТИНА или ЛОЖЬ (либо TRUE или FALSE). Пустое значение в ячейке будет преобразовано в значение ложь.
• Для импорта значений атрибута типа «Запись», «Аккаунт», «Роль» или «Организационная единица» задайте формат ячеек «Общий» или «Текстовый».
  • Эти ячейки должны содержать уникальные значения, совпадающие (с учётом регистра) со значениями ключевого атрибута в имеющихся записях из связанного шаблона.
  • По совпадающим значениям будет сформирована связь между импортируемыми записями и имеющимися записями в связанном шаблоне.
  • Для остальных импортированных строк в данном атрибуте будет установлено пустое значение. 
  • Для привязки нескольких записей импортируемые ячейки должны содержать ключевые значения, разделённые точками с запятыми без пробелов.
• Для остальных ячеек задайте формат «Общий» или «Текстовый».

Практический пример

Рассмотрим пример импорта заявлений на отпуск и решений по ним из файлов формата XLSX в два связанных между собой шаблона: Заявления на отпуск и Решения по заявлениям на отпуск. В примере воспользуемся функциями обновления имеющихся записей и установления связей между записями по ключевым атрибутам.

Подготовка исходных данных

1. Создайте аккаунты с перечисленными ниже Ф. И. О.: Иванов И. И., Кулагина А. Н., Филиппов К. В., Журавлёва Т. С., Игнатьев А. Б. Остальные свойства аккаунтов заполните произвольными сведениями.
2. Создайте шаблон записи «Заявления на отпуск» с указанными ниже атрибутами.

   Название атрибута	Тип данных	Свойства атрибута
   № заявления	Текст	Использовать как заголовок записей: флажок установлен Контролировать уникальность значений: флажок установлен
   Заявитель	Аккаунт
   Дата начала	Дата и время
   Длительность отпуска	Число	Количество знаков после запятой: 0

3. Вынесите созданные атрибуты на основную форму и в таблицу «Все записи» шаблона «Заявления на отпуск».
4. Создайте шаблон записи «Решения по заявлениям на отпуск»  с указанными ниже атрибутами.

   Название атрибута	Тип данных	Свойства атрибута
   Заявления	Запись	Связанный шаблон: Заявления на отпуск Хранить несколько значений: флажок установлен
   Руководитель	Аккаунт
   Решение	Логический

5. Вынесите созданные атрибуты на основную форму и в таблицу «Все записи» шаблона «Решения по заявлениям на отпуск».
6. Создайте файл Заявления_на_отпуск.XLSX и заполните его приведёнными ниже данными (можно скопировать и вставить таблицу).

   № заявления	Ф. И. О. заявителя	Дата заявления	Длительность
   1	Иванов И. И.	16.02.2024	5
   2	Кулагина А. Н.	25.03.2024	20
   3	Филиппов К. В.	01.08.2024	15
   4	Журавлёва Т. С.	15.05.2024	30

7. Задайте формат ячеек в файле Заявления_на_отпуск.XLSX, как указано ниже.

   Столбец	Формат ячеек
   № заявления	Общий
   Ф. И. О. заявителя	Текстовый
   Дата начала	Дата
   Длительность	Числовой Число десятичных знаков: 0

8. Создайте файл Решения_по_заявлениям_на_отпуск.XLSX и заполните его приведёнными ниже данными (можно скопировать и вставить таблицу).

   № заявления	Руководитель	Решение
   1;2	Игнатьев А. Б.	ЛОЖЬ
   3;4	Игнатьев А. Б.	TRUE

9. Задайте формат ячеек в файле Решения_по_заявлениям_на_отпуск.XLSX, как указано ниже.

   Столбец	Формат ячеек
   № заявления	Общий
   Руководитель	Текстовый
   Решение	Общий

10. Создайте в шаблоне записи «Заявления на отпуск» одну запись и заполните её поля следующими данными:
    

    Поле	Значение
    № заявления	1
    Заявитель	Филиппов К. В.
    Дата начала	25.03.2024
    Длительность отпуска	30

Импорт данных в шаблоны

1. Откройте шаблон «Заявления на отпуск» и выберите вкладку «Импорт».
2. В поле «Файл с данными» выберите файл Заявления_на_отпуск.XLSX.
3. Установите флажок «Обновить существующие записи данными из файла» и настройте обновление:
   • Столбец: № заявления 
   • Ключевой атрибут: № заявления 
4. Настройте сопоставление данных следующим образом:

   Столбец	Атрибут	Формат
   № заявления	№ заявления
   Дата начала	Дата начала	Не задано
   Длительность	Длительность отпуска	Целое число
   Ф. И. О. заявителя	Заявитель	Ф. И. О.

5. Нажмите кнопку «Загрузить».

   

6. Перейдите на вкладку «Свойства» шаблона «Заявления на отпуск» и нажмите кнопку «Перейти к экземплярам»
7. Отобразится список всех заявлений на отпуск.
8. Заявление № 1 должно быть обновлено и должны появиться три новых заявления в соответствии с импортированными данными.

    

    Импортированные заявления на отпуск

9. Откройте шаблон «Решения по заявлениям на отпуск» и выберите вкладку «Импорт».
10. В поле «Файл с данными» выберите файл Заявления_на_отпуск.XLSX.
11. Настройте сопоставление данных следующим образом:

    Столбец	Атрибут	Формат
    № заявления	Заявления	Name
    Решение	Решение
    Руководитель	Дата начала	Ф. И. О.

12. Нажмите кнопку «Загрузить».

    

13.  Перейдите на вкладку «Свойства» шаблона «Решения по заявлениям на отпуск» и нажмите кнопку «Перейти к экземплярам»
14. Отобразится список всех решений по заявлениям.
15. В списке должно быть два решения, каждое по двум заявлениям на отпуск.
16. Перейдите на вкладку «Свойства» шаблона «Заявления на отпуск»  и нажмите кнопку «Перейти к экземплярам»
17. Отобразится два решения, каждое по двум заявлениям на отпуск.
    

    

Связанные статьи

Шаблоны. Определения, создание, настройка, перенос между приложениями, архивирование, очистка, удаление 

Атрибут-заголовок записей шаблона 

Аккаунты. Создание, настройка, замещение, привязка к шаблону аккаунта, назначение лицензий, удаление 

‌ К началу