Рекомендации по построению диаграммы бизнес-процесса

Введение

Для каждого бизнес-процесса следует составить диаграмму в нотации BPMN, прежде приступать к его формализации и автоматизации.

На первый взгляд, это может показаться простым делом. Однако не стоит забывать, что на диаграмме бизнес-процесса необходимо показать не только последовательность действий, но и все сопутствующие документы, сотрудников и ресурсы, которые являются неотъемлемой частью процесса.

Рассмотрим, как чаще всего составляются диаграммы бизнес-процессов и о чём не следует при этом забывать.

Этап 1. Определение и ограничение бизнес-процесса

Прежде чем переходить к составлению диаграммы бизнес-процесса, выделите его среди всех прочих процессов. Для этого составьте полный список всех бизнес-процессов, которые используются на предприятии.

Составление общей диаграммы бизнес-процессов предприятия

Мы рекомендуем начать с составления единой диаграммы всех бизнес-процессов, участвующих в работе предприятия. Это позволит получить общее представление о работе компании и выявить взаимосвязи между различными процессами. Общую диаграмму бизнес-процессов предприятия не следует перегружать излишними деталями.

Важно определить границы каждого процесса, его начало и конец, а также основные этапы. Это поможет чётко разграничить ответственность между различными подразделениями и сотрудниками. На этом этапе целесообразно провести интервью с ключевыми сотрудниками и собрать информацию о текущих процессах, их целях и задачах. Затем определите границы каждого из этих процессов. Например:

• Прием заказов начинается с момента получения запроса от клиента и заканчивается после внесения заказа в систему.
• Закупка материалов начинается с анализа текущих запасов и заканчивается после получения материалов на склад.
• Производство начинается с получения заказа от отдела продаж и заканчивается после упаковки готовой продукции.

Для составления общей диаграммы бизнес-процессов предприятия в Comindware Business Application Platform можно использовать диаграмму бизнес-способностей.

Составление диаграмм конкретного бизнес-процесса

После составления общей диаграммы бизнес-процессов предприятия её следует разделить на отдельные бизнес-процессы и для каждого составить отдельную подробную диаграмму. Такой подход помогает избежать перегрузки информации и делает диаграммы более понятными и управляемыми.

При выделении каждого бизнес-процесса учитывайте следующие аспекты:

• Цели и задачи: определите, какие цели должен достигать процесс и какие задачи решать.
• Участники: определите, какие подразделения и сотрудники участвуют в процессе и какие роли они играют.
• Ресурсы и документы: укажите, какие ресурсы используются в процессе и какие документы создаются или обрабатываются.
• Взаимодействие с другими процессами: определите, как процесс взаимодействует с другими бизнес-процессами и какие данные или результаты передаются между ними.

Для составления диаграммы каждого бизнес-процесса предприятия в Comindware Business Application Platform используйте диаграмму бизнес-процесса.

Таким образом, прежде чем будет построена диаграмма отдельного конкретного бизнес-процесса, понадобится разобраться с тем, как работает предприятие и какие процессы на нём в принципе протекают. Это уже непростая работа, но совершенно необходимая. В конце концов, даже цифровая трансформация бизнеса с помощью систем BPM — это не самоцель, она принесёт нужный результат, только если сама работа компании будет отлаженной и понятной.

Этап 2. Определение начального и конечного событий, основных элементов

Любой бизнес-процесс имеет начало и конец. Например, за начало берётся поступившая от клиента заявка, за конечную точку — момент передачи ему готового продукта (доставки).

Далее вычленяются основные этапы выполнения бизнес-процесса. Например:

• регистрация входящей заявки;
• презентация клиенту подходящего продукта;
• оформление конкретной заявки;
• производство продукта (или поиск его на складе) и отправка клиенту.

При определении начального события процесса определите, что конкретно запускает процесс. Это может быть внешнее событие (например, запрос от клиента) или внутреннее событие (например, достижение определенного уровня запасов на складе).

При определении основных элементов процесса соблюдайте их логическую последовательность: элементы должны следовать в логическом порядке от одного этапа к другому.

При определении конечного события процесса определите, какие критерии указывают на то, что процесс завершен? Например, подтверждение доставки товара клиентом.

Этап 3. Детализация диаграммы бизнес-процесса

На предыдущем этапе мы предположили, что выполнение бизнес-процесса идёт по идеальному пути: клиент уже знает, что ему нужно, и подходящий продукт есть на складе.

Однако, так бывает не всегда. Поэтому требуется построить дополнительные и альтернативные пути движения бизнес-процесса.

Например, если клиент не уверен, что ему требуется, то после регистрации заявки бизнес-процесс переводится на технического специалиста, который свяжется с клиентом и уточнит детали, поможет ему выбрать подходящее решение, составит список товаров и услуг компании, которые решат его проблему.

Если клиент отказывается от покупки на каком-то этапе, то требуется дополнительно провести работу с возражениями. Для этого используются отдельные специалисты.

Анализ возможных сценариев

Проанализируйте процесс с точки зрения возможных отклонений от идеального пути:

• Идентифицируйте возможные проблемы: например, клиент не уверен в своих потребностях или нужный товар отсутствует на складе.
• Разработайте альтернативные пути: подготовьте варианты действий для различных ситуаций, например, обработки возражений клиента или поиска альтернативного товара.
• Используйте исторические данные: проанализируйте прошлые инциденты и проблемы, с которыми сталкивалась компания, чтобы предугадать возможные отклонения и подготовить соответствующие пути их решения.

Включение развилок в диаграмму

Для отображения альтернативных путей на диаграмме бизнес-процесса используются развилки.

Развилки позволяют:

• сформировать различные сценарии и варианты выполнения процесса;
• задать условия, при которых процесс пойдет по той или иной ветке.

После добавления на диаграмму бизнес-процесса развилок, её можно считать более приближенной к действительности и готовой к практическому использованию (формализации с помощью BPM-системы).

Этап 4. Определение ролей участников процесса, документов, баз данных

Наконец, когда диаграмма бизнес-процесса в основных чертах готова, пришло время определить всех людей, отделы предприятия, ресурсы, документы и данные, которые участвуют в бизнес-процессе:

• Инициаторы процесса: кто отвечает за запуск процесса? Это могут быть отделы продаж, маркетинга, закупок и т.д.
  • Документы и данные: какие данные необходимы для запуска процесса? Большинство этапов бизнес-процессов связаны с формированием и движением документов. Например, для обработки заказа требуется информация о клиенте, заказанных товарах и условиях доставки.
• Исполнители действий: кто отвечает за выполнение каждого действия? Это может быть конкретный сотрудник, отдел или автоматизированная система.
  • Документы и данные: какие документы и данные используются, создаются и подписываются на каждом этапе? Например, «Оформление заявки» включает создание накладной и счёта-фактуры.
• Необходимые ресурсы: какие ресурсы требуются для выполнения действия? Например, для «Комплектации заказа» нужны работники склада и оборудование для упаковки.
• Ресурсы и инструменты: какие ресурсы и инструменты необходимы для выполнения каждого блока? Это могут быть материалы, оборудование, программное обеспечение и т.д. Например, средством коммуникации между отделами может быть электронная почта и конкретное ПО.
• Лица, завершающие процесс: кто отвечает за завершение процесса и подведение итогов? Это могут быть отделы логистики, маркетинга, производства и т.д.
  • Документы и данные: какие документы данные необходимы для завершения процесса?

Этап 5. Проверка диаграммы бизнес-процесса

Прежде чем окончательно утвердить диаграмму, настоятельно рекомендуем её проверить.

• Проверка у составителей: сначала диаграмму процесса следует тщательно проверить силами команды, ответственной за её разработку. Это могут быть руководители, бизнес-аналитики и другие ключевые сотрудники, участвовавшие в создании диаграммы. Проверьте следующие аспекты:
  • Логика процесса: все события, действия и развилки должны быть логичны и последовательны.
  • Полнота: все этапы и альтернативные сценарии должны быть учтены.
  • Соответствие бизнес-целям: процесс должен соответствовать стратегическим целям и задачам компании.
• Проверка у исполнителей: после проверки у составителей диаграммы важно показать её всем сотрудникам, которые будут задействованы в данном бизнес-процессе. Это могут быть сотрудники различных отделов, менеджеры и другие участники процесса. Основные задачи на этом этапе:
  • Сбор обратной связи: учтите вопросы, мнения и предложения сотрудников, которые будут непосредственно выполнять процесс.
  • Идентификация узких мест: выявите потенциальные проблемы и узкие места, которые могут возникнуть при выполнении процесса.
  • Учёт реального опыта: соберите и примените практические знания сотрудников для улучшения диаграммы.

После указанных проверок окончательно отредактируйте диаграмму, чтобы привести её в готовое к использованию состояние.

Готовую диаграмму бизнес-процесса можно с лёгкостью превратить в автоматизированный исполняемый бизнес-процесс с помощью Comindware Business Application Platform.

Заключение

Составление диаграмм бизнес-процессов в нотации BPMN — это важный этап на пути к автоматизации и оптимизации работы предприятия.

Правильно составленная диаграмма помогает увидеть весь процесс в целом, учесть все возможные варианты развития событий и подготовить процесс к дальнейшей автоматизации с помощью BPM-системы Comindware Business Application Platform.

Важно также учесть, что бизнес-процессы могут изменяться со временем, поэтому регулярный пересмотр и обновление диаграмм являются важной частью управления бизнес-процессами.